Einstellungen

Rolle links wählen und festlegen, welche Menüs am Desktop und am Handy sichtbar sind. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

Jede Kategorie legt fest, zu welchem Stundensatz ab welchem Datum verkauft wird. Extern ist der verrechnete Satz, Intern der Kostensatz. Die Sätze werden mit ihrem Datum in neue Adressen und von dort in neue Projekte übernommen und können dort jeweils angepasst werden (Kategorie → Adresse → Projekt).

Die Reihenfolge hier ist auch die Reihenfolge in der Auswahl der Zeiterfassung. Mit ▲ / ▼ verschieben – häufig genutzte Tätigkeiten am besten nach oben.

Die hier eingetragenen Feiertage werden im Kalender der Zeiterfassung markiert und gelten als arbeitsfrei: An diesen Tagen gibt es kein Tages-Soll.

Feiertag hinzufügen

Farben

Getrennt für das helle und das dunkle Design. Änderungen gelten für alle Benutzer.

Erweitert: eigene CSS-Regel Für Sonderwünsche - gilt in beiden Designs.

Firmendaten

Firmenzeile und Bankverbindung für Ausdrucke.

Steht auf Ausdrucken vor der Anschrift. Anzeige in Originalgröße, genau so wie gedruckt.

Geschäftsbedingungen

Werden bei Angeboten mit Häkchen „Geschäftsbedingungen drucken“ am Ende auf einer neuen Seite gedruckt.

Noch keine Geschäftsbedingungen erfasst

Die Ränder gelten für jeden Ausdruck des Programms – in der Vorschau, beim PDF-Download und beim Drucken. Hochformat: Rechnung, Angebot, Mahnung, Protokoll, Auswertungen. Querformat: Kostenanalyse, Rechnungsübersicht.

Hochformat

A4 hochkant (21 × 29,7 cm)

Ränder
Oberer und unterer Rand bleiben unbedruckt.
Kopfzeile
Beginnt nach dem oberen Rand, Bereich für das Logo – Logo max. 1,8 cm hoch.
Fußzeile
Endet vor dem unteren Rand, Platz für den Fußzeilentext – ca. 5 Zeilen. Der Inhalt wird davor auf die nächste Seite umgebrochen.

Querformat

A4 quer (29,7 × 21 cm)

Ränder
Oberer und unterer Rand bleiben unbedruckt, die Fußzeile (Seitenzahl) liegt direkt über dem unteren Rand.

Rechnung

Grundeinstellungen für neue Rechnungen.

%

Seitenaufbau

Anschrift, Rechnungsinfo und Überschrift auf der ersten Seite - Abstände ab dem oberen, nicht bedruckten Rand (Einstellungen › Druck).

Anschrift
Rechnungsinfo (Rech.Nr, Datum, UID, Bearbeiter)
Seite
Rechnungsüberschrift (Betreff - danach folgen Einleitung und Positionen)
Reicht die Kopfzeile tiefer, beginnt die Anschrift direkt darunter. Die Überschrift steht immer unterhalb von Anschrift und Rechnungsinfo. Der QR-Code wird rechts neben der Unterschrift gedruckt.

Positionen

Textgröße der Positionstabelle auf Rechnungen.

Positionstext = Beschreibung der Position. Zahlen & Spalten = Nr, Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis sowie Tabellenkopf. Im Text selbst gesetzte Schriftgrößen haben Vorrang.

Texte

Vorlage für neue Rechnungen - in der einzelnen Rechnung weiter änderbar.

Steht vor den Positionen. Anzeige in Originalgröße und Blattbreite, genau so wie gedruckt.
Steht nach der Bruttosumme.

E-Mail-Vorlage

Vorschlag beim Knopf „E-Mail“ in der Rechnungs-Vorschau – vor dem Senden noch änderbar.

Platzhalter: {anrede} (z. B. „Sehr geehrter Herr Huber,“) · {nummer} · {projekt} · {betrag} · {kunde} · {datum} · {absender} · {firma} ·

Mahnstufen

Brieftext und Mahnspesen je Stufe - Vorlage für neue Mahnungen.

% Vom offenen Betrag. Bei einer Zahlungserinnerung fallen keine Mahnspesen an.
Einfügen:
Platzhalter werden beim Erstellen der Mahnung durch die echten Werte ersetzt. Anzeige in Originalgröße und Blattbreite.

Seitenaufbau

Abstand der Bereiche ab dem oberen, nicht bedruckten Rand (Einstellungen › Druck).

E-Mail-Vorlage

Vorschlag beim Knopf „E-Mail“ in der Mahnungsvorschau – vor dem Senden noch änderbar.

Platzhalter: {anrede} · {stufe} (z. B. „1. Mahnung“) · {nummer} · {rechnungsdatum} · {rechnungsbetrag} · {betrag} (offen inkl. Mahngebühr) · {frist} · {projekt} · {absender} · {firma} ·
Fixkosten / Monat 0,00 € Keine Posten
Freie Mitarbeiter 0,00 € Bruttolohn ohne Tages-Soll
Bürokosten-Basis 0,00 € Fixkosten + freie Mitarbeiter
BK-Stundensatz 0,00 € je Stunde

Berechnungsgrundlage

Stunden, auf die Lohn- und Bürokosten umgelegt werden.

Der Bruttolohn von Mitarbeitern ohne Tages-Soll (z. B. freie Mitarbeiter/Geschäftsführung) wird automatisch zu den Fixkosten dazugerechnet, bevor daraus der Bürokosten-Stundensatz (BK) berechnet wird. Er erscheint deshalb bewusst nicht als eigener Posten in der Liste.

Fixkosten

0

Seitenaufbau

Anschrift, Angebotsinfo und Überschrift auf der ersten Seite - Abstände ab dem oberen, nicht bedruckten Rand (Einstellungen › Druck).

Anschrift
Angebotsinfo (Datum, Angebotsnr., Bearbeiter, UID)
Seite
Angebotsüberschrift (Betreff - danach folgen Einleitung und Positionen)
Reicht die Kopfzeile tiefer, beginnt die Anschrift direkt darunter. Die Überschrift steht immer unterhalb von Anschrift und Angebotsinfo.

Positionen

Textgröße der Positionstabelle auf Angeboten.

Positionstext = Beschreibung der Position. Zahlen & Spalten = Nr, Menge, Einheit, Einzel- und Gesamtpreis sowie Tabellenkopf. Im Text selbst gesetzte Schriftgrößen haben Vorrang.

Texte

Vorlage für neue Angebote - im einzelnen Angebot weiter änderbar.

Steht vor den Positionen. Anzeige in Originalgröße und Blattbreite, genau so wie gedruckt.
Steht nach der Bruttosumme.

E-Mail-Vorlage

Vorschlag beim Knopf „E-Mail“ in der Angebots-Vorschau – vor dem Senden noch änderbar.

Platzhalter: {anrede} (z. B. „Sehr geehrter Herr Huber,“) · {nummer} · {projekt} · {betrag} · {kunde} · {datum} · {absender} · {firma} ·

Import

Projektstunden übertragen

Lade eine CSV-Datei mit Datum, Startzeit, Endzeit und Bemerkung. Wähle Mitarbeiter und Projekt und schaue dir die Vorschau an, bevor du die Zeiten überträgst.

Datum Von Bis Bemerkung Status

Automatische Sicherung

Läuft jede Nacht am Server - Speicherort unter Einstellungen › Pfade.

Status wird geladen …

Sicherung herunterladen

Vollbackup der Datenbank inklusive Anhänge und Unterschriften als eine Datei.

Sicherung einspielen

Stellt eine Sicherungsdatei wieder her.

Achtung: Der Import ersetzt alle aktuellen Daten (Projekte, Rechnungen, Stunden, Einstellungen …). Vorher am besten oben eine aktuelle Sicherung herunterladen.

    Postausgang

    Damit werden Angebote und Rechnungen direkt aus Holeron verschickt – über euer Firmenpostfach. Die Zugangsdaten bleiben am Server.

    So erscheint der Absender beim Kunden. Die Adresse muss zum Postfach passen.

    Antworten und Kopien

    Beim Versand über den Server landet die E-Mail nicht im „Gesendet“-Ordner – daher eine Kopie.

    E-Mail-Vorlage Protokoll

    Vorschlag beim Knopf „E-Mail“ im Protokoll – vor dem Senden noch änderbar. (Vorlagen für Rechnung und Angebot: in den Reitern Rechnung bzw. Angebote.)

    Platzhalter: {nummer} · {titel} · {projekt} · {datum} (Besprechung) · {naechster} (nächste Besprechung) · {absender} · {firma} ·

    Abo-Daten werden geladen …

    Mitarbeiter anlegen

    Kennfarbe im Kanban und im Kürzel
    Der Mitarbeiter bekommt eine E-Mail mit einem Link (7 Tage gültig) und legt sein Passwort selbst fest – das Passwortfeld kann dann leer bleiben.
    Legt Rechte und sichtbare Menüs fest.
    Nach diesem Satz wird abgerechnet.

    Tagesstunden-Soll

    Soll-Stunden je Wochentag, gültig ab dem jeweiligen Datum.

    Datum Mo Di Mi Do Fr Sa So Summe
    h Plus- oder Minusstunden zum Start
    Tage
    Tage

    Produktive Leistung

    Nur relevant ohne Tages-Soll (z. B. Geschäftsführung, freie Mitarbeiter).

    %

    Gehälter pro Jahr

    Mit 14 Gehältern (13./14. Gehalt) wird der Bruttolohn für Lohnkosten (LK) und das Ziel in der Monatsauswertung auf 14/12 hochgerechnet. Automatisch = 14 bei Mitarbeitern mit Tages-Soll, 12 ohne Tages-Soll (z. B. Geschäftsführung).

    Historie Stundensätze

    LK = Lohnkosten je Stunde (Monatsbetrag inkl. Lohnnebenkosten, lt. Gehälter pro Jahr). Für die Auswertungen rechnet das Programm die Kosten je Projektstunde laufend selbst: LK + Gemeinkosten (alle Löhne und Bürokosten ÷ gebuchte Projektstunden der letzten 12 Monate) - BK/Intern hier sind nur Richtwerte.

    Gültig ab LK BK Intern Extern Bruttolohn

    Tätigkeit

    Tätigkeit anlegen